Kulturschaffung in virtuellen Räumen – Wie bleiben wir nicht nur technisch, sondern auch menschlich miteinander verbunden?

In diesem Beitrag möchte ich dazu ermutigen virtuelle Räume so zu gestalten, dass wir uns nicht nur technisch, sondern auch menschlich miteinander verbinden. Ich teile hier eine Auswahl guter Erfahrungen und Methoden, die in den meisten Arten von virtuellen Gruppen, Gemeinschaften oder Teams in Unternehmen angewendet werden können.

Entscheidend ist die bewusste Schaffung einer Kultur für die „virtuellen Räume“. Diese begleitet und beeinflusst uns auch jenseits der virtuellen Räume weiter. Sie bestimmt, wie wir das nächste Gespräch mit unserem Kollegen führen werden, welche Entscheidungen wir treffen und wie wert-voll wir beim Arbeiten wirken.

Virtuelle Räume und menschliche Verbundenheit

Virtuelle Räume können nährend sein und unser Wirken kraftvoll machen. Sie können Struktur und Klarheit vermitteln und sich positiv auf unsere innere Kohärenz auswirken. Während und nach einem guten virtuellen Zusammentreffen können wir uns inspiriert fühlen, lebendig, verbunden mit unserem Team, welches irgendwo auf der Welt zur gleichen Zeit im gleichen virtuellen Raum präsent war. Wir mögen gemeinsam für ein Anliegen unterwegs sein und das verbindet über Kilometer hinweg. Wir lassen uns innerlich berühren und spüren die Energie, die wir dann über den virtuellen Raum hinweg weitertragen können. Ich bin dankbar für die wunderbare digitale Technik, die eine ganz neue Art der menschlichen Verbundenheit ermöglicht. Natürlich sollen Treffen in der realen Welt nicht ersetzt werden. Aber die digitale Ergänzung ist eine tolle Bereicherung für unser Leben.

Konkrete Methoden für mehr Menschlichkeit in virtuellen Räumen

Die folgenden Methoden fasse ich aus meinen eigenen Erfahrungen mit und in der Virtualität zusammen. Als Telekom-Azubi war ich bereits Ende der 90er in Videokonferenzen unterwegs und die virtuellen Räume begleiten mich seitdem beruflich und privat. Ich durfte bereits viele virtuelle Gruppen moderieren, lerne aber aktuell richtig viel dazu. Der Fortschritt der Technik ist die Basis für die stetige Erweiterung der Möglichkeiten sozialer Prozesse. Ich mache gerade wunderschöne Erfahrungen im Rahmen des Online-Kurses „Be.Come“ der Pioneers of Change. Auch weitere tolle virtuelle Räume wie die von Wisdom 2.0 oder vom Presencing Institute mit Otto Scharmer darf ich erleben. Alle diese Erfahrungen gehen in die Vorschläge ein.

Die Methoden fördern mit unterschiedlichen Schwerpunkten vor allem drei wichtige Faktoren für die Schaffung einer nährenden Kultur der Entfaltung von Potenzialen auf individueller und organisatorischer Ebene:

1. Sich selbst spüren/ in Kontakt mit sich selbst als fühlender Mensch kommen.

2. In Kontakt mit den anderen kommen – nicht nur technisch, sondern in menschlicher Verbundenheit.

3. In Kontakt mit dem übergeordneten Anliegen kommen – wofür setzen wir uns hier gemeinsam ein?

Die Methoden und Impulse mögen auf dem ersten Blick für viele „zu viel Zeit kosten“. Doch meine Erfahrung ist genau das Gegenteil. Durch die Entschleunigung und das regelmäßige Einladen zur Reflektion bringen wir uns in eine stärkere Verbundenheit mit uns selbst, mit den anderen und unserem Umfeld. Dies verleiht allem, was wir besprechen und bearbeiten, eine andere Qualität und ist am Ende deutlich wirksamer als konventionelle Herangehensweisen. Im virtuellen Raum gibt es zudem schöne technische Möglichkeiten, die diese Methoden unterstützen.

Virtuelle Räume gestalten – Ausgewählte Impulse

Bestimmung des Moderators

Der Moderator hat im virtuellen Raum eine noch höhere Bedeutung als im normalen Setting. Er hält den Raum, achtet auf die Einbindung alle Beteiligten, die thematische Ausrichtung, die Technik und auf die Zeit. Die Rolle kann in einem Team rotieren oder bei einer Person bleiben. Jede Person, die die Rolle des Moderators übernimmt, sollte sich der Verantwortung bewusst sein und eigene Interessen im Projekt nicht mit der Rolle vermischen. So kann es in bestimmten Projekten auch notwendig sein, dass der Moderator eine team-externe Person ist. Vielleicht passt die Bezeichnung „Facilitator“ auch besser.

Zeitliche Formate

Generell plädiere ich für virtuelle Räume, die nicht länger als 60-75 Minuten aufrechterhalten werden. Sie sind eine gute Zeit, für die die meisten ihre Aufmerksamkeit und Fokussierung halten können. Natürlich ist dies stark abhängig von den Projektinhalten. Ist mehr Austausch erforderlich, so sollten eher zusätzliche Treffen vereinbart werden, bis zu denen bestimmte Aufgaben oder Übungen angegangen werden.

Digital Smalltalk – Der virtuelle Kaffeeklatsch

Regelmäßige Meetings in Teams können vom Host eine viertel Stunde vorher geöffnet werden. Die Teilnehmenden können „eintrudeln“ und sich mit einer Kaffeetasse vor den Bildschirm setzen. Bis zum offiziellen Start des Meetings können sich die Teilnehmenden dem Smalltalk zuwenden, der sonst in der virtuellen Welt zu kurz käme.

Achtsamkeitsübung am Anfang

Zu Anfang des offiziellen Starts eines virtuellen Zusammentreffens empfehle ich eine Achtsamkeitsübung, die alle Beteiligten gut mit sich in Kontakt bringen. Auch für reale Meetings hat das Vorteile, jedoch hat diese Übung in virtuellen Räumen eine noch höhere Bedeutung. Wir können damit rechnen, dass alle Beteiligten aus völlig unterschiedlichen Lebenswelten zusammenkommen. Der eine mag gerade vorher noch mit seinem Kind gespielt haben, eine andere ist ganz gehetzt von einem anderen Treffen dazu gekommen, ein Dritter mag gerade aus einem produktiven Arbeitsflow gerissen worden sein. Ein achtsames Ankommen in diesem gerade neu geschaffenen Raum zu dieser Zeit mit diesen Leuten und einem bestimmten Anliegen räumt gleich zu Anfang etwas auf. Alle erhalten die Zeit sich selbst zu spüren, anzukommen, sich auf den neuen Raum einzulassen und sich auszurichten.

Gut geeignet sind körperorientierte Achtsamkeitsübungen: den Körper spüren, das Atmen, das Herz, Empfindungen im Körper, Gefühle, die da sind, wahrnehmen.

Die Übung muss nicht mehr als 3-5 Minuten in Anspruch nehmen. Sie bringt Ruhe, Ausrichtung und verhindert, dass Menschen gleich loslegen und den Verlauf des Meetings in eine zu einseitige Richtung treiben.

Check-Ins für jeden Teilnehmenden

Ich empfehle einen Check-In pro Teilnehmenden, der je nach Umfang und Inhalt des Meetings natürlich unterschiedlich ausfallen kann. Jeder kann ein Wort, einen Satz oder bis zu 5 Minuten teilen, wo er oder sie gerade steht oder was er oder sie zu einer bestimmten Eingangsfrage zu teilen hat. Der Moderator bedankt sich und heißt den Teilnehmenden willkommen. In virtuellen Räumen fehlt ein „Händeschütteln“ und sich persönlich in die Augen schauen. Das kann durch einen wertschätzenden Check-in etwas kompensiert werden.

Kurzes Durchatmen nach jedem Beitrag

Als sehr wertvoll erlebe ich auch kurze Achtsamkeitsübungen während des Meetings. Die Beteiligten sollen nicht sofort reagieren auf das, was gesagt wurde. Einmal ein- und ausatmen nach einem Kommentar bringt gleich mehr Ruhe und Ordnung in das, was folgt. Wenn das zu viel der Entschleunigung sein sollte, dann können diese Sekunden des stillen Atmens auch statt nach jedem Beitrag nach jedem Agendapunkt oder Abschnitt des Meetings eingelegt werden.

Die Teilnehmenden können weiter mit sich in Kontakt bleiben und alles Gesagte besser wirken lassen und verarbeiten. Ich erfahre, dass sich die Qualität des Gesagten dabei beachtlich erhöht.

Dissonanzen explizit ansprechen

In virtuellen Räumen bekommen wir visuell weniger mit als in normalen Meetings. Daher empfiehlt sich ein regelmäßiges Reflektieren über den aktuellen Prozess. Gibt es Dissonanzen oder Widerstände? Der Moderator sollte solche explizit erfragen, da diese sonst untergehen könnten und sich auf anderem Weg Raum verschaffen. Dabei sind Konflikte in vielen Fällen eine echte Bereicherung zugunsten einer Klärung der gemeinsamen Ausrichtung. Oft reicht es schon, den Konflikt anzusprechen und eine Zeit für die Klärung außerhalb des aktuellen virtuellen Raumes zu vereinbaren. Für die Klärung von Konflikten sollte es klare Prozesse geben. Das gibt denjenigen Sicherheit, die den Mut haben Konflikte anzusprechen.

Geschichten einbinden

Um die virtuellen Räume menschlich und persönlich zu gestalten, kann das Erzählen von Geschichten gefördert werden. So können alle oder rotierend eine Person eingeladen werden, kurz etwas von sich zu erzählen. Wenn alle im HomeOffice sind, dann könnte jeder beispielsweise einen Gegenstand von zu Hause zeigen und erklären, was dieser ihm bedeutet. Oder es werden lustige Erlebnisse der in Videokonferenzen vor zehn Jahren geteilt, etc.

Popcorn

Das Popcorn ist ebenfalls eine schöne Einladung mit sich selbst wieder in Kontakt zu treten. Die Teilnehmenden werden dazu eingeladen ein Wort oder einen Satz auszusprechen, das oder der die Essenz des gerade erlebten Raumes formuliert. Die Reihenfolge des Gesagten ist nicht vorbestimmt, so dass die Videos/ Audios aufpoppen und eine gewisse Neugier und Spannung auf den, der als nächstes aufpoppt, entsteht.

Break-out-Sitzungen in Kleingruppen oder Eins-zu-Eins

Der virtuellen Raum ermöglicht das Arbeiten und Austauschen in Kleingruppen, ohne viel Zeit für das Wechseln der Räume aufwenden zu müssen. So kann es Sinn machen, Meetings in Zweier- oder Dreiergruppen aufzuteilen und sie zu einer oder zwei Impulsfragen in den Austausch gehen zu lassen. Die Erkenntnisse werden im Anschluss in der größeren Runde ausgetauscht und gemeinsam verarbeitet.

Stimmungsbilder erfragen

Die Chatfunktion wird oft informell genutzt und scheint eher chaotisch. Sie kann aber auch methodisch für ein Meeting eingesetzt werden. Kurze konkrete Fragen können die Teilnehmenden dazu einladen zu reflektieren und ihre Erkenntnisse zur gleichen Zeit in den Chat zu schreiben. Alle Teilnehmenden bekommen so ein schönes Stimmungsbild, ohne dass jeder etwas gesagt haben muss. So kann ein erreichter Meilenstein auf einer Skala von eins bis zehn bewertet werden oder die Bewertung der eigenen Motivation für den nächsten Schritt erfragt werden. Auch Umfrage-Features können während des Meetings ein Stimmungsbild erfassen, müssen aber bestenfalls vor dem Meetings vorbereitet sein und eignen sich vor allem für sehr große Gruppen.

Körpersprache nutzen

Je nach Größe des Treffens kann die Körpersprache explizit genutzt werden. Unter der Voraussetzung, dass alle ihr Video eingeschaltet haben, könnte durch Winken mit zwei oder einer Hand ein lautes oder leises Klatschen symbolisieren. Am Ende des Meetings können alle Teilnehmer ihre Hände an die linke und rechte Seites ihres Bildschirmbildes halten, so dass sich alle visuell und gefühlt die Hand zum Abschied geben.

Dankbarkeit ausdrücken

Am Ende der Sitzung kann zu einer Runde der Dankbarkeit eingeladen werden. Die geäußerten Dankbarkeiten können sich auf die Beiträge der aktuellen Runde beziehen. Sie können sich jedoch auch auf den Arbeitsprozess beziehen. Dankbarkeit füreinander eröffnet ein Feld der Wertschätzung und kann den weiteren Arbeitsprozess positiv beeinflussen.

Sugar Cubes

In einem virtuellen Gruppenraum können auch ohne Aufforderung Kolleginnen und Kollegen gelobt werden. Kleine Zeilen des Dankes können in einem virtuellen Gruppenraum geteilt werden. Wertschätzung im virtuellen Raum füreinander fördert eine Kultur des Wachsens für- und miteinander.

Perlensammlung

Auch sogenannte Perlen – Erkenntnisse aus der gerade erlebten Runde – können gemeinsam gesammelt und entweder im Popcorn-Format oder in einer geordneten Runde formuliert werden.

Partnerschaften bilden

Unabhängig von ganz konkreten virtuellen Terminen können sich Kollegen eines Projektes oder einer Abteilung zusammenschließen und einen regelmäßigen Austausch vereinbaren. Die Partnerschaften können von Woche zu Woche oder Projektabschnitt zu Projektabschnitt wechseln oder darüber hinaus stetig bleiben. Der Austausch in Partnerschaften ist nicht (nur) fachlich. Hier sollte Platz sein für die Frage „Wie geht es Dir?“ Inhalt wäre hier die Meta-Perspektive: die Reflektion des Arbeitsprozesses, Raum fürs Innehalten, das Menschsein und dem wohlwollenden Zuhören. Die Menschen brauchen Raum für Ihre Bedenken und Sorgen, die sie ansonsten unbewusst in ihre Arbeitsprozesse hereintragen. Diese Partnerschaften können auch in größeren Gruppen zu regelmäßigen Terminen stattfinden.

Visuelle Projektreisen

Eine Marotte im Business ist das Hecheln nach vorne, in die Zukunft. Erfolge werden zu selten angemessen gewürdigt. Zu bestimmten Meilensteinen in Projekten können die Teilnehmenden zu einer Reise eingeladen werden. Sie reflektieren sich selbst zu Beginn des Projektes: wo sie da waren, was sie erlebt haben, wie der Weg war, welche Begegnungen sie hatten, welche Herausforderungen sie bewältigt haben, worauf sie stolz sind, wem sie dankbar sein können. Diese würdigenden Meilensteinrunden beanspruchen nicht allzu viel Zeit. In 10 Minuten kann jeder Teilnehmende seine persönlich erlebten Projekterlebnisse nochmals durchleben und wesentliche Erkenntnisse explizit festhalten. Gerne können die Beteiligten ihre Erkenntnisse und Vorsätze miteinander teilen: direkt nach der Reise oder schriftlich im virtuellen Gruppenraum.

Virtuelle Firmenversammlung

Eine Organisation, die die Kulturschaffung in virtuellen Räumen konkret angehen möchte, kann dafür einen übergeordneten Rahmen schaffen und täglich eine Einladung aussprechen. Sie könnte für alle Beschäftigten zu einem bestimmten Zeitpunkt am Morgen für eine Viertelstunde einen eigenen virtuellen Raum zum gemeinsamen Ausrichten anbieten und an das übergreifende Anliegen der Gesamtorganisation erinnern.

Ich wünsche allen gute Erfahrungen mit ihren eigenen virtuellen Räumen und freue mich, wenn ich mit diesem Artikel einen Beitrag dazu leiste, Kulturen der Menschlichkeit und Potenzialentfaltung zu schaffen. Auch – oder gerade auch – in virtuellen Räumen.

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